Mengevaluasi penggunaan teknologi perkantoran

 3.11 MENGEVALUASI PENGGUNAAN

TEKNOLOGI PERKANTORAN

A.  PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP TEKNOLOGI PERKANTORAN

Teknologi perkantoran terdiri dari dua kata yaitu teknologi dan perkantoran , secara singkat teknologi dapat diartikan sebagai ilmu (Tedja Purnama, 1989:1) Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980:1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”. Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek. Perkantoran berasal dari kata kantor mendapat imbuhan per dan an. Berikut ini adalah kutipan dua pengertian dari kantor : Menurut prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo dalam bukunya “Dasar dasar office management” mendefinisikan kantor sebagai unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil, dan operasi ketatausahaan guna membantu, ( Prajudi Atmosudirjo, 1972:25) Drs. Moekijat, mendefinisikan kantor sebagai tempat dimana pekerjaan tata usaha dilakukan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja. Dengan demikian, perkantoran dapat didefinisikan sebagai segala hal atau sebagai sesuatu yang berkenaan dengan kantor, baik sebagai tempat maupun sebagai aktifitas yang terjadi didalamnya. Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1) Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor. Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor.

B.   PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DAN PENGARUHNYA 

Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.

a. Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu: 

• Peningkatan mutu tenaga kerja 
• Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja 
• Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja 
• Meringankan tanaga dan pikiran pegawai 
• Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu 
• Mempercepat penyelesaian pekerjaan 
• Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian perkerjaan
• Mempermudah menyelesikan pekerjaan 
• Manfaat terhadap hasil kerja 
• Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor 
• Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan 
• Memenuhi standar mutu tertentu 
• Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor 

b. Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran

pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :

• Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran 
• Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu 
• Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan 
• Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya 
• Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya. 

 C.   PERANAN TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN 

Dengan menggunakan teknologi perkantoran, maka pekerjaan administratif yang dilakukan di kantor-kantor dapat diselesaikan dengan kecepatan yang sangat fantastis, dengan kualitas yang baik pula. Pekerjaan yang rutin dan serba membosankan telah dapat diambil alih oleh mesin-mesin. Pucuk pimpinan dari perusahaan masa kini membutuhkan sangat banyak informasi yang aktual dan ‘up to date’ dalam membuat keputusan-keputusan atau kebijaksanaan yang penting. Penyediaan informasi yang tepat, cepat dan lengkap merupakan syarat mutlak bagi organisasi di era informasi ini. Hal ini hanya mungkin dicapai apabila tersedia alat-alat perekam data, pemroses/pengolah data serta penyimpan data yang diandalkan. Di sinilah nampak jelas peranan penerapan teknologi yang modern pada perkantoran. Dalam hal penyajian data (mencari dan memproses data) penyelidikan ilmiah yang dihitung dengan formulasi matematis, sebuah mesin dapat melakukannya hanya dalam beberapa jam saja yang bila melakukan perhitungan manusia akan membutuhkan waktu berbulan-bulan lamanya. Alasan lain mengapa mekanisasi perkantoran berkembang terus adalah menyangkut masalah biaya perkantoran. Seseorang cenderung percaya bahwa dalam instalasi apapun karena dan kegunaan yang banyak daripada mesin-mesin kantor, biaya pekerjaan dapat dikurangi. Namun telah banyak pembaharuan yang dihasilkan dengan adanya penerapan teknologi modern di perkantoran ini. 

D.  TUJUAN TEKNOLOGI PERKANTORAN 

Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan, sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat. Teknologi perkantoran dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan teknologi perkantoran adalah: 

1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-     alat kerja.

2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.

3. Meningkatkan produksi.

KESIMPULAN 

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor. Dari waktu ke waktu teknologi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan zaman, dengan berkembangnya teknologi maka para pengguna semakin mudah dan tepat dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan. Namun, perkembangan teknologi perkantoran juga mempunyai dampak negatif. Perkantoran membutuhkan teknologi dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan dengan cepat, tepat dan lengkap. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, Teknologi Perkantoran memainkan peranan penting dalam melakukan kegiatan perkantoran. Tujuan dari adanya teknologi perkantoran itu sendiri tentu sudah jelas, antara lain untuk mempersingkat waktu sehingga pekerjaan dapat jauh lebih cepat diselesaikan,untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang dapat diberikan kepada pucuk pimpinan serta dapat lebih efisien dalam penggunaan tenaga kerja dan biaya yang dibutuhkan.